Die GPSR, die EU-Produktsicherheitsverordnung, gilt seit dem 13. Dezember 2024 für fast jeden Online-Shop in der EU. Wer die zehn zentralen Pflichten in dieser Checkliste befolgt, ist compliant. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Umsetzung, von der Rolle in der Lieferkette über Pflichtangaben und Risikoanalyse bis zur technischen Dokumentation. Jeder Schritt zeigt dir, was zu tun ist, warum er zählt und wie viel Aufwand realistisch dahintersteckt. Am Ende erfährst du zusätzlich, welche Schritte sich automatisieren lassen und worauf du beim Import aus China oder anderen Drittländern besonders achten musst.
Bist du von der GPSR betroffen? (Schnell-Check)
Du bist von der GPSR betroffen, sobald du Verbraucherprodukte an Kunden in Europa verkaufst, unabhängig davon, ob dein Unternehmen selbst in der EU sitzt. Vier Fragen reichen für einen schnellen Überblick.
- Verkaufst du Produkte an Verbraucher in Deutschland oder einem anderen EU-Land? Dann greift die GPSR grundsätzlich.
- Handelt es sich um reine B2B-Geschäfte ohne Verbraucherkontakt? In diesem Fall bist du meist ausgenommen.
- Verkaufst du gebrauchte oder generalüberholte Ware? Auch das fällt darunter, mit Ausnahme von Antiquitäten und klar gekennzeichneter Reparaturware.
- Bist du selbst Hersteller, lässt du Produkte unter eigener Marke fertigen, oder importierst du aus einem Drittland? Weiter unten im Abschnitt zur Lieferkette findest du die zusätzlichen Pflichten dafür.
Beantwortest du eine der ersten drei Fragen mit Ja, arbeite die komplette Checkliste durch, bevor der nächste Produkt-Upload live geht. Eine vollständige Übersicht der betroffenen und ausgenommenen Produktkategorien findest du im Artikel zu GPSR: welche Produkte sind betroffen.
Die GPSR-Checkliste auf einen Blick (10 Schritte)
Die folgende Tabelle zeigt alle zehn Schritte in der Reihenfolge, in der sie in der Praxis am meisten Sinn ergeben. Nutze sie als Fahrplan für die nächsten Wochen.
| Schritt | Was zu tun ist | Warum es zählt |
|---|---|---|
| 1. Rolle bestimmen | Hersteller, Importeur, Händler oder Fulfillment-Dienstleister festlegen | Bestimmt, welche der folgenden Schritte für dich Pflicht sind |
| 2. Verantwortliche Person benennen | EU-Verantwortlichen oder Bevollmächtigten festlegen und im Shop nennen | Ohne benannte Person drohen Abmahnungen schon bei der ersten Kontrolle |
| 3. Pflichtangaben hinterlegen | Name, Adresse und Kontakt von Hersteller und Verantwortlichem ergänzen | Fehlende Angaben sind der häufigste Abmahnungsgrund |
| 4. Warnhinweise ergänzen | Sicherheits- und Warnhinweise je nach Produktkategorie einfügen | Schützt Kunden und reduziert Haftungsrisiken |
| 5. Rückverfolgbarkeit sichern | Chargen- oder Seriennummern dokumentieren | Ermöglicht gezielte Rückrufe statt kompletter Sortimentssperren |
| 6. Risikoanalyse durchführen | Produktrisiken bewerten und schriftlich festhalten | Pflichtnachweis bei jeder Marktüberwachungsprüfung |
| 7. Technische Dokumentation erstellen | Unterlagen zu Sicherheit und Konformität zusammenstellen | Muss laut Artikel 9 GPSR mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden |
| 8. Sprachen abdecken | Pflichtangaben in den relevanten EU-Sprachen bereitstellen | Rein englische oder deutsche Angaben reichen meist nicht aus |
| 9. Bestandsware prüfen | Alt- und Lagerware auf Übergangsregeln checken | Verhindert falsche Annahmen bei bereits gelisteten Produkten |
| 10. Rückrufprozess einrichten | Ablauf für Sicherheitswarnungen und Rückrufe festlegen | Spart im Ernstfall wertvolle Reaktionszeit |
Jeder Schritt wird im Folgenden einzeln erklärt. Zum schnellen Merken zeigt die folgende Grafik dieselben zehn Schritte noch einmal kompakt zusammengefasst.
Schritt 1: Deine Rolle in der Lieferkette bestimmen
Vier Rollen sind möglich: Hersteller, Importeur, Bevollmächtigter und Händler beziehungsweise Fulfillment-Dienstleister. Deine Rolle entscheidet, welche Pflichten überhaupt greifen. Als Hersteller giltst du auch dann, wenn ein Drittanbieter die eigentliche Produktion übernimmt, solange das Produkt unter deiner Marke läuft. Importeur bist du, sobald du Ware aus einem Land außerhalb der EU auf den EU-Markt bringst, etwa bei Sourcing aus China. Reine Händler verkaufen bereits im EU-Markt befindliche Produkte weiter und tragen dadurch schlankere, aber nicht null Pflichten. Die folgende Übersicht zeigt alle vier Rollen mit ihrer jeweiligen Kurzdefinition.
Notiere für jede Produktlinie separat, welche Rolle zutrifft. Viele Shopify-Händler kombinieren mehrere Rollen gleichzeitig, etwa Eigenmarke plus Fremdmarken-Wiederverkauf. Diese Zuordnung bestimmt direkt, ob du in Schritt 2 selbst einen Verantwortlichen benennen musst oder ob ein Lieferant diese Pflicht bereits übernimmt.
Schritt 2: Verantwortliche Person oder EU-Bevollmächtigten benennen
Jedes Produkt ohne Hersteller- oder Importeurssitz in der EU braucht eine benannte verantwortliche Person mit Sitz in der EU. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Sie übernimmt die Kommunikation mit Marktüberwachungsbehörden, hält Dokumentation bereit und reagiert bei Sicherheitswarnungen. Für Hersteller außerhalb Europas heißt diese Rolle EU-Bevollmächtigter. Importeure können diese Funktion oft selbst übernehmen, sofern ihr Firmensitz in der EU liegt. Ob du selbst als verantwortliche Person auftreten kannst oder einen Bevollmächtigten brauchst, hängt direkt vom Sitz deines Unternehmens ab, wie die folgende Gegenüberstellung zeigt.
Name, Adresse und Kontaktdaten müssen auf dem Produkt selbst stehen. Reicht der Platz nicht, genügen Verpackung oder Begleitdokument. Ergänze die Angaben zusätzlich auf jeder Produktseite im Shop, denn die Fernabsatzpflicht gilt ausdrücklich auch online. Wer noch keinen EU-Bevollmächtigten hat, sollte genau hier anfangen. Mehrere spätere Schritte bauen auf der benannten Person auf.
Schritt 3: Pflichtangaben zu Hersteller und Produkt hinterlegen
Zu den Pflichtangaben gehören Name und eingetragene Handelsbezeichnung des Herstellers, Postanschrift, ein elektronischer Kontaktweg sowie eindeutige Produktidentifikatoren wie Modell- oder Typennummer. Fehlende Angaben zählen zu den häufigsten Abmahnungsgründen seit Inkrafttreten der Regelung. Produktbilder müssen das tatsächliche Produkt realistisch zeigen. Weicht das Foto vom Lieferumfang ab, entsteht ein zusätzliches Risiko.
Lege für jede Produktvariante ein festes Pflichtangaben-Set an und verknüpfe es direkt mit der Produktseite, nicht nur im Footer oder in den AGB. Bei mehreren hundert Artikeln lohnt sich eine strukturierte Datenquelle, aus der die Angaben automatisch auf jede Produktseite gezogen werden, statt sie manuell zu pflegen.
Schritt 4: Warn- und Sicherheitshinweise ergänzen
Warnhinweise sind Pflicht, sobald ein Produkt ein erkennbares Risiko birgt: Erstickungsgefahr bei Kleinteilen, Verbrennungsgefahr bei elektrischen Geräten, Altersbeschränkungen bei Spielzeug. Vage Formulierungen wie „bei unsachgemäßem Gebrauch” reichen nicht. Format und Platzierung folgen den produktspezifischen EU-Richtlinien, etwa der Spielzeugrichtlinie oder der Niederspannungsrichtlinie.
Prüfe pro Kategorie, welche Warnhinweise bereits durch andere Rechtsvorschriften vorgeschrieben sind. Ergänze nur die GPSR-spezifischen Lücken, statt Hinweise doppelt zu pflegen. Im Shop müssen dieselben Hinweise sichtbar sein wie auf der Verpackung, nicht erst im Lieferschein.
Schritt 5: Rückverfolgbarkeit sicherstellen (Chargen- und Seriennummern)
Jedes verkaufte Produkt muss sich bis zur genauen Charge oder Seriennummer und zurück zum Lieferanten zuordnen lassen. Nur so kann ein Rückruf gezielt statt pauschal ablaufen. Fehlt diese Zuordnung, muss im Zweifel das komplette Sortiment einer Kategorie vom Markt genommen werden. Für kleine Shops ist das wirtschaftlich kaum tragbar.
Dokumentiere zu jeder Bestellung, welche Charge ausgeliefert wurde. Bewahre diese Verknüpfung mindestens so lange auf wie die technische Dokumentation aus Schritt 7. Bei Eigenmarken-Produkten aus Drittländern lohnt sich eine feste Vereinbarung mit dem Lieferanten: Wer pflegt die Chargendaten, und wie schnell sind sie im Ernstfall abrufbar?
Schritt 6: Risikoanalyse durchführen und dokumentieren
Die Risikoanalyse prüft, welche Gefahren ein Produkt bei bestimmungsgemäßem und vorhersehbarem Fehlgebrauch birgt. Das Ergebnis muss schriftlich vorliegen, nicht nur im Kopf des Verantwortlichen. Für die meisten Konsumgüter reicht eine strukturierte Checkliste, die Material-, mechanische und Kennzeichnungsrisiken einzeln abfragt.
Beginne bei Produkten mit dem höchsten körperlichen Risiko, etwa Elektronik, Spielzeug oder Kosmetik. Arbeite dich von dort zu unauffälligeren Kategorien vor. Halte das Ergebnis als Teil der technischen Dokumentation fest. Genau diese Verknüpfung verlangt Artikel 9 ausdrücklich.
Schritt 7: Technische Dokumentation erstellen und aufbewahren
Die technische Dokumentation bündelt Produktbeschreibung, Risikoanalyse, verwendete Normen und alle Konformitätsnachweise. Sie muss laut Artikel 9 GPSR mindestens 10 Jahre nach Markteinführung aufbewahrt und aktuell gehalten werden, auch wenn das Produkt zwischenzeitlich aus dem Sortiment fällt.
Lege die Unterlagen zentral und versioniert ab, mit Zeitstempel und Änderungsverlauf. Verteile sie nicht über lose Dateien oder E-Mail-Anhänge. Bei einer Marktüberwachungsprüfung zählt vor allem eines: wie schnell du liefern kannst, meist innerhalb weniger Tage. Ein durchsuchbares, gerichtsfestes Archiv verkürzt genau diese Reaktionszeit.
Schritt 8: Pflichtangaben in allen relevanten EU-Sprachen bereitstellen
Pflichtangaben und Warnhinweise müssen in der Sprache des Verkaufslandes vorliegen. Englisch und Deutsch allein reichen in den meisten Mitgliedstaaten nicht aus. Verkaufst du über den DACH-Raum hinaus, brauchst du die Angaben parallel in bis zu 24 EU-Amtssprachen, sobald das jeweilige Land beliefert wird.
Plane Übersetzungen als laufenden Prozess, nicht als einmaliges Projekt. Sie sollten bei jeder neuen Produktvariante automatisch mitlaufen. Bei häufig wechselndem Sortiment ist manuelle Übersetzungspflege der größte Zeitfresser der gesamten Checkliste. Genau hier zahlt sich Automatisierung am schnellsten aus.
Schritt 9: Bestandsware und Übergangsfristen prüfen
Nur Produkte, die nach dem 13. Dezember 2024 erstmals in der EU in den Verkehr kamen, müssen die GPSR vollständig erfüllen. Ware, die davor rechtmäßig auf dem Markt war, darf unter bestimmten Voraussetzungen weiterverkauft werden. Entscheidend ist nicht das Herstellungsdatum, sondern der Zeitpunkt des erstmaligen Inverkehrbringens. Die genauen Übergangsregeln erklärt der Artikel GPSR ab wann im Detail.
Prüfe für jede Lagerposition, wann sie erstmals gelistet wurde, und dokumentiere diesen Zeitpunkt. Eine Marktüberwachungsbehörde könnte die Einordnung sonst anzweifeln. Wichtig bei Nachbestellungen: Jede neue Charge nach dem Stichtag gilt als eigenständiges Inverkehrbringen und muss die volle GPSR-Konformität erfüllen, selbst wenn das Produkt unverändert bleibt.
Schritt 10: Prozesse für Rückrufe und Sicherheitswarnungen einrichten
Wird ein Sicherheitsrisiko bei einem bereits verkauften Produkt bekannt, musst du Behörden und betroffene Kunden unverzüglich informieren. Ein vorbereiteter Prozess entscheidet, ob das in Stunden gelingt oder erst nach tagelanger Suche nach Kundendaten. Lege vorab fest, wer die Meldung an die Marktüberwachungsbehörde übernimmt und über welchen Kanal Kunden erreicht werden. Den kompletten Ablauf inklusive Meldewegen beschreibt der Artikel zu GPSR-Rückrufmanagement.
Verknüpfe diesen Prozess mit der Rückverfolgbarkeit aus Schritt 5. So lassen sich betroffene Chargen direkt bestimmten Bestellungen zuordnen, statt die gesamte Produktkategorie zurückzurufen. Ein einmal dokumentierter Ablauf aktiviert sich im Ernstfall in Minuten statt Tagen.
So automatisierst du die GPSR-Checkliste
Ein Großteil der zehn Schritte lässt sich heute automatisieren, statt jede Produktseite einzeln manuell zu pflegen. Genau hier setzt gpsrpro.com an, wie im folgenden Ausschnitt der Startseite zu sehen ist.
Die KI-Hersteller-Erkennung liest Hersteller- und Produktangaben direkt aus bestehenden Produktdaten oder Lieferantenunterlagen aus und übernimmt damit einen Großteil von Schritt 3. Ein integriertes EU-Verantwortlicher- und EU-AR-Verzeichnis deckt Schritt 2 ab und ordnet die passende verantwortliche Person je nach Herkunftsland automatisch zu.
Für Schritt 7 sorgt ein gerichtsfester Audit-Trail dafür, dass jede Änderung an Produktdaten und Konformitätsnachweisen nachvollziehbar protokolliert wird, statt in E-Mail-Verläufen verloren zu gehen. Der CE-Konformitätserklärungs-Generator erstellt passende Erklärungen direkt aus den hinterlegten Produktdaten. Die LUCID-Synchronisation gleicht Verpackungsangaben automatisch mit dem deutschen Verpackungsregister ab. Auch die Pflichtangaben in bis zu 24 EU-Sprachen aus Schritt 8 lassen sich automatisch generieren und bei jeder Produktänderung mitpflegen. Mehr zur Automatisierung der laufenden Datenpflege findest du in den Artikeln zu GPSR-Automatisierung und GPSR-Daten pflegen.
Wer diese vier bis fünf Schritte automatisiert, braucht für die laufende Pflege nur noch gelegentliche Kontrollen statt wöchentlicher manueller Arbeit.
GPSR beim Import aus China und anderen Drittländern
Importierst du aus China oder einem anderen Drittland, trägst du automatisch die Importeur-Pflichten aus Schritt 1 zusätzlich zu den allgemeinen Händlerpflichten. Diese Rolle lässt sich nicht durch einen reinen Lieferantenvertrag abgeben. Prüfe vor jedem Import, ob der Hersteller technische Dokumentation und Risikoanalyse bereits erstellt hat. Fehlt das, musst du die Lücke selbst schließen, bevor das Produkt auf den EU-Markt kommt.
Hat der Hersteller keinen eigenen EU-Bevollmächtigten benannt, müssen dein Name und deine EU-Adresse auf Produkt oder Verpackung erscheinen. Kläre vor jeder neuen Lieferung, ob dein Lieferant bereits selbst einen EU-Bevollmächtigten gestellt hat. Doppelte Benennungen führen sonst zu Widersprüchen in der Dokumentation. Kombiniere diese Prüfung mit deinen Zollunterlagen, damit sich Einfuhrdatum und Erstinverkehrbringen aus Schritt 9 jederzeit nachweisen lassen.
Was passiert bei Verstößen gegen die GPSR?
Verstöße können mehrere Konsequenzen nach sich ziehen: Abmahnungen durch Mitbewerber oder Verbraucherschutzverbände, Bußgelder durch die zuständige Marktüberwachungsbehörde, im schweren Fall die Zwangsentfernung des Produkts vom Markt. Wie hoch ein Bußgeld ausfällt, entscheidet die jeweilige Behörde im Einzelfall. Eine seriöse Pauschalzahl gibt es dafür nicht, wohl aber diese Reihenfolge der Konsequenzen. Die häufigsten Abmahnungsgründe und passende Gegenmaßnahmen listet der Artikel zu GPSR-Abmahnung im Detail auf.
Meldungen laufen meist über das europäische Safety-Gate-System. Darüber erfassen Behörden gefährliche Produkte EU-weit und informieren andere Mitgliedstaaten. Ein solcher Eintrag bleibt öffentlich einsehbar und wirkt sich damit auch auf das Vertrauen künftiger Kunden aus. Setzt du die zehn Schritte dieser Checkliste vollständig um, sinkt dein Abmahnrisiko auf die verbleibenden Grauzonen der Regulierung. Null wird es dadurch nicht, aber deutlich niedriger als bei einem unvorbereiteten Shop.
Häufige Fragen zur GPSR-Checkliste
Gilt die GPSR auch für gebrauchte Produkte?
Ja, gebrauchte und generalüberholte Produkte fallen grundsätzlich unter die GPSR. Ausgenommen sind Antiquitäten und klar als Reparaturware gekennzeichnete Artikel. Wer Gebrauchtware verkauft, muss dieselben Pflichtangaben wie bei Neuware bereitstellen, soweit sie für den aktuellen Zustand relevant sind.
Muss die Chargennummer im Shop sichtbar angegeben werden?
Nicht zwingend auf der Produktseite. Entscheidend ist, dass sich die Nummer intern jederzeit einer Bestellung zuordnen lässt. Viele Shops zeigen sie trotzdem auf Rechnung oder Lieferschein, weil das Rückfragen im Rückrufsfall beschleunigt.
Reicht es, Pflichtangaben nur auf Deutsch und Englisch bereitzustellen?
Nein. Sobald du in weitere EU-Länder verkaufst, brauchst du die Pflichtangaben in der jeweiligen Landessprache. Deutsch und Englisch allein gelten in den meisten Mitgliedstaaten nicht als ausreichend, die genaue Pflicht hängt vom Zielland ab.
Wie lange muss die technische Dokumentation aufbewahrt werden?
Mindestens 10 Jahre nach dem erstmaligen Inverkehrbringen des Produkts in der EU, so schreibt es Artikel 9 der GPSR vor. Diese Frist läuft weiter, selbst wenn das Produkt zwischenzeitlich aus dem Sortiment verschwindet.
Brauche ich als reiner Händler ohne eigene Marke auch einen EU-Bevollmächtigten?
Meist nicht, sofern Hersteller oder Importeur bereits eine verantwortliche Person mit EU-Sitz benannt haben. Prüfe das bei jedem neuen Lieferanten trotzdem aktiv nach. Fehlt die Benennung, verschiebt sich die Pflicht automatisch auf dich als letztes Glied der Kette.
Was passiert, wenn ich einzelne Schritte der Checkliste noch nicht umgesetzt habe?
Eine unvollständige Umsetzung führt nicht automatisch zu einem Bußgeld. Sie erhöht aber das Risiko bei einer Marktüberwachungsprüfung oder einer Abmahnung durch Mitbewerber deutlich. Fang mit den sichtbarsten Lücken an, etwa fehlenden Pflichtangaben oder einem nicht benannten Verantwortlichen, und arbeite dich von dort durch die restliche Liste.