Wer ein CE-kennzeichnungspflichtiges Produkt auf dem EU-Markt verkauft, braucht eine Konformitätserklärung als rechtssicheres PDF. Für Shopify-Händler, die Waren aus China importieren, ist das Dokument oft die größte Compliance-Lücke: Ohne gültige Konformitätserklärung riskiert man Abmahnungen, Marktüberwachungsverfahren und Bußgelder nach GPSR 2023/988. Dieser Leitfaden erklärt, welche 10 EU-Richtlinien eine Konformitätserklärung vorschreiben, was zwingend drinstehen muss und wie der CE-Generator von GPSR Pro in wenigen Minuten ein rechtssicheres PDF erzeugt.
Was ist eine CE-Konformitätserklärung?
Die EU-Konformitätserklärung (Declaration of Conformity, kurz DoC oder CE-Erklärung) ist die schriftliche Selbsterklärung des Herstellers oder Importeurs, dass ein Produkt alle anwendbaren EU-Richtlinien erfüllt. Wichtig: Es handelt sich um eine Eigenerklärung, keine staatliche Prüfung. Der Unterzeichner übernimmt die alleinige rechtliche Verantwortung dafür, dass das Produkt sicher ist und die Anforderungen erfüllt.
Ohne Konformitätserklärung darf keine CE-Kennzeichnung angebracht werden. Das CE-Zeichen ist wiederum Pflicht für alle Produkte, die unter eine harmonisierte EU-Richtlinie fallen. Die Kennzeichnung ohne vorliegende DoC ist eine Ordnungswidrigkeit, die Marktüberwachungsbehörden mit Bußgeldern und Verkaufsverboten ahnden.
Für Importeure aus Drittländern (z. B. China-Sourcing) gilt: Der Importeur übernimmt die Pflichten des Herstellers und muss entweder selbst eine DoC ausstellen oder sicherstellen, dass der ausländische Hersteller eine rechtskonforme DoC ausgestellt hat. Seit GPSR 2023/988 muss zudem ein EU-Verantwortlicher (EU-AR) benannt und in der DoC eingetragen sein, wenn der Hersteller nicht in der EU ansässig ist.
Konformitätserklärung vs. Einbauerklärung
- Konformitätserklärung (DoC): für vollständige, betriebsbereite Produkte, die direkt in Verkehr gebracht werden
- Einbauerklärung (Incorporation Declaration): für unvollständige Maschinen, die erst zusammen mit anderen Maschinen eine Gesamtmaschine bilden und nicht selbstständig betrieben werden können
Eine tiefere Erläuterung zur Konformitätserklärung und ihren Pflichtbestandteilen findet sich im Grundlagen-Artikel zur Konformitätserklärung. Dieser Leitfaden fokussiert auf die PDF-Generierung und die 10 EU-Richtlinien, die eine DoC vorschreiben.
Für welche Produkte ist eine Konformitätserklärung Pflicht? (10 EU-Richtlinien)
Die CE-Konformitätspflicht gilt nicht pauschal für alle Waren, sondern nur für Produkte, die unter eine harmonisierte EU-Richtlinie oder EU-Verordnung fallen. Die folgende Übersicht zeigt die 10 wichtigsten Rechtsakte, die eine Konformitätserklärung vorschreiben.
Für Shopify-Händler, die Elektronikartikel, Spielzeug, Maschinen oder Schutzausrüstung aus China oder anderen Drittländern importieren, sind die ersten sechs Richtlinien besonders relevant.
| Nr. | Richtlinie / Verordnung | Gilt für | CE + DoC Pflicht |
|---|---|---|---|
| 1 | Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU | Elektrogeräte (50-1.000 V AC, 75-1.500 V DC) | Ja |
| 2 | EMV-Richtlinie 2014/30/EU | Alle Geräte mit elektromagnetischen Emissionen | Ja |
| 3 | Funkanlagenrichtlinie RED 2014/53/EU | WLAN-, Bluetooth-, Mobilfunk- und Funkgeräte | Ja |
| 4 | Maschinenrichtlinie 2006/42/EG (bis 19.01.2027) | Maschinen und maschinelle Anlagen | Ja |
| 5 | Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 (ab 20.01.2027) | Maschinen und maschinelle Anlagen | Ja |
| 6 | RoHS 2011/65/EU | Elektro- und Elektronikgeräte | Ja |
| 7 | Spielzeugrichtlinie 2009/48/EG | Spielzeug für Kinder unter 14 Jahren | Ja |
| 8 | Persönliche Schutzausrüstung (EU) 2016/425 | Schutzhelme, Handschuhe, Sicherheitsschuhe | Ja |
| 9 | Druckgeräterichtlinie 2014/68/EU | Druckbehälter, Rohrleitungen (ab Grenzwert) | Ja |
| 10 | Medizinprodukte-Verordnung (EU) 2017/745 | Medizinprodukte Klasse I | Ja |
Mehrere Richtlinien: Eine DoC reicht
Wenn ein Produkt unter mehrere Richtlinien fällt (ein kabelloses Elektrowerkzeug unterliegt z. B. gleichzeitig der Niederspannungsrichtlinie, der EMV-Richtlinie, der Funkanlagenrichtlinie RED und der RoHS), müssen alle zutreffenden Richtlinien in einer einzigen Konformitätserklärung aufgeführt werden. Separate Dokumente pro Richtlinie sind möglich, aber unüblich und fehleranfälliger.
Häufige Verwechslung: Manche Händler erstellen eine DoC nur für die augenfälligste Richtlinie und vergessen die übrigen. Bei Bluetooth-Lautsprechern wird oft die Funkanlagenrichtlinie (RED) beachtet, aber die EMV-Richtlinie und RoHS übersehen. Alle zutreffenden Richtlinien müssen in der DoC aufgeführt sein.
GPSR 2023/988 ergänzt die CE-Konformitätserklärung
Die EU-Produktsicherheitsverordnung GPSR 2023/988 (seit Dezember 2024 in Kraft) ersetzt die CE-Konformitätserklärung nicht, sondern ergänzt sie um zusätzliche Pflichten für den Online-Handel:
- Auf der Produktseite (z. B. Shopify-Listing) müssen Hersteller, EU-Verantwortlicher, Sicherheitshinweise und eindeutige Produktkennungen direkt sichtbar sein
- Die DoC selbst kann verlinkt oder auf Anfrage bereitgestellt werden
- Der EU-Verantwortliche (EU-AR) muss benannt und erreichbar sein
Was muss zwingend in jede Konformitätserklärung?
Der Mindestinhalt einer EU-Konformitätserklärung ist in Beschluss 768/2008/EG Anhang III festgelegt. Jeder dieser 8 Pflichtpunkte muss vollständig ausgefüllt sein — fehlende Felder machen das Dokument rechtlich angreifbar.
Die 8 Pflichtangaben jeder CE-Konformitätserklärung:
- Name und vollständige Anschrift des Herstellers — vollständiger Firmenname, Straße, PLZ, Ort und Land
- Name und Anschrift des EU-Bevollmächtigten — nur wenn der Hersteller nicht in der EU ansässig ist; seit GPSR Pflicht für Drittland-Importe
- Eindeutige Produktidentifikation — Typ, Modell, Seriennummer oder Chargenbezeichnung
- Erklärung der alleinigen Verantwortung — “Hiermit erklären wir in alleiniger Verantwortung, dass das oben beschriebene Produkt mit den folgenden EU-Rechtsvorschriften übereinstimmt…”
- Alle anwendbaren EU-Richtlinien — in vollständiger offizieller Bezeichnung mit Fundstellennummer
- Angewandte harmonisierte Normen — mit vollständiger Bezeichnung und Ausgabejahr (z. B. EN 60335-1:2012)
- Angaben zur Benannten Stelle — falls eine Drittprüfung (Notified Body) erforderlich war
- Ort, Datum, Unterschrift und Funktion des Unterzeichners — nur zeichnungsberechtigte Personen (GF, Prokurist, Bevollmächtigte)
Sprache der Konformitätserklärung
Die DoC muss mindestens in der Sprache des Zielmarkts ausgestellt sein. Für den deutschen Markt also auf Deutsch. International wird zweisprachig (DE/EN) empfohlen. Eine rein englischsprachige DoC ist für den deutschen Markt nicht ausreichend.
PDF-Generator vs. Word-Vorlage: Was ist sicherer?
Viele Händler beginnen mit einer Word-Vorlage aus dem Internet. Das klingt kostenlos, birgt aber erhebliche Fehlerquellen, die bei Kontrollen teuer werden können.
Typische Fehler bei Word-Vorlagen:
- Veraltete Richtlinien-Bezeichnungen: Ab dem 20.01.2027 gilt die neue Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 statt der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG
- Normen ohne Ausgabejahr: “EN ISO 12100” statt “EN ISO 12100:2010”
- Nicht angewandte Normen aus Blankovorlagen übernommen
- Fehlender EU-Bevollmächtigter (GPSR-Lücke seit Dezember 2024)
- Falsches Datum: DoC-Datum liegt vor Abschluss der Prüfungen
Was ein aktueller PDF-Generator besser macht:
- Richtlinien und Normen-Datenbank immer aktuell gepflegt
- Validierung: Das Tool warnt, wenn Pflichtfelder leer bleiben
- EU-AR-Verzeichnis direkt integriert
- Druckfertiges PDF ohne manuelle Formatierung
- Archivierungskonform mit Metadaten und Zeitstempel
Empfehlung: Word-Vorlagen eignen sich als Lernmaterial. Wer eine Blankovorlage herunterladen möchte, findet auf konformitaetserklarung-vorlage kostenlose Muster. Für produktive, rechtssichere DoC-Generierung ist ein gepflegter Online-Generator die zuverlässigere Wahl.
CE-Konformitätserklärung als PDF generieren: So geht es mit GPSR Pro
Der CE-Generator von GPSR Pro deckt alle 10 der oben genannten EU-Richtlinien ab und erzeugt in fünf Schritten ein druckfertiges PDF mit allen Pflichtangaben.
Schritt 1: Produktdaten eingeben
Trage den vollständigen Produktnamen, die Typenbezeichnung und die Seriennummer oder Chargenkennung ein. Das Tool gibt Hinweise, wie spezifisch die Angaben sein müssen (z. B. “Staubsauger Typ XY-3000, Seriennummer 2025-0001 bis 2025-5000”).
Schritt 2: EU-Richtlinie(n) auswählen
Wähle alle zutreffenden EU-Richtlinien aus der Dropdown-Liste aus. Bei einem Bluetooth-Lautsprecher wählst du z. B. gleichzeitig Funkanlagenrichtlinie RED 2014/53/EU, EMV-Richtlinie 2014/30/EU und RoHS 2011/65/EU. Das Tool fügt die vollständigen Richtlinienbezeichnungen automatisch ein.
Schritt 3: Harmonisierte Normen auswählen
Für jede gewählte Richtlinie zeigt der Generator relevante harmonisierte Normen. Wähle nur die Normen aus, die du tatsächlich bei der Konformitätsbewertung angewendet hast und die in deiner technischen Dokumentation nachgewiesen sind.
Schritt 4: Hersteller und EU-Verantwortlichen eintragen
Trage den Hersteller ein. Bei China-Import ist das entweder der chinesische Lieferant oder du als Importeur. Falls du deinen EU-AR bereits im GPSR-Pro-Verzeichnis angelegt hast, kannst du ihn per Klick übernehmen.
Schritt 5: PDF generieren und herunterladen
Nach Abschluss aller Angaben erzeugt der Generator sofort ein druckfertiges PDF im DIN-A4-Format, zweisprachig (DE/EN) aufgebaut. Nach dem Unterschreiben ist die DoC rechtsgültig.
Tipp zur Archivierung: Benenne das PDF nach dem Schema DoC_Produktname_JJJJMMTT.pdf und lege es gemeinsam mit der technischen Dokumentation in einem revisionssicheren Archiv ab. Die Konformitätserklärung und die technische Dokumentation gehören zusammen.
5 häufige Fehler bei der CE-Konformitätserklärung
Marktüberwachungsbehörden finden bei Kontrollen immer wieder dieselben Fehler. Die fünf häufigsten:
Fehler 1: Veraltete Richtlinien-Bezeichnung
Beispiel: DoC führt “Maschinenrichtlinie 2006/42/EG” nach dem 20.01.2027 auf. Ab diesem Datum gilt ausschließlich die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Eine falsche Richtlinienbezeichnung macht die DoC ungültig.
Fehler 2: Normen ohne Ausgabejahr
Beispiel: “EN ISO 12100” statt “EN ISO 12100:2010”. Die Jahreszahl ist Pflicht, weil die Konformitätsbewertung zu einer bestimmten Normversion erfolgte.
Fehler 3: Nicht angewandte Normen aufgeführt
Beispiel: Normen aus einer Blankovorlage übernommen, die für das Produkt gar nicht gelten. Ein Hersteller, der erklärt, eine Norm angewendet zu haben, muss das in der technischen Dokumentation nachweisen.
Fehler 4: DoC vor Abschluss der Tests unterschrieben
Beispiel: Das Datum der Unterschrift liegt vor dem Datum der Prüfberichte. Das macht das Dokument formell unwirksam.
Fehler 5: Fehlender EU-Verantwortlicher bei China-Import
Beispiel: Ein chinesischer Hersteller stellt die DoC aus, ohne dass ein in der EU ansässiger EU-Bevollmächtigter benannt ist. Seit GPSR 2023/988 ist der EU-Verantwortliche Pflicht.
Wie lange muss die Konformitätserklärung aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre nach dem letzten Inverkehrbringen des Produkts. Diese Pflicht gilt für den Hersteller, den Importeur und den EU-Bevollmächtigten.
Die Frist beginnt nicht mit dem Produktionsdatum, sondern mit dem Tag, an dem das letzte Exemplar des Produkts erstmals in der EU verkauft wurde. Wer Lagerbestände über Jahre abbaut, muss die DoC entsprechend länger aufbewahren.
Digitale Archivierung und eIDAS-Signatur
Eine Konformitätserklärung als PDF mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) nach eIDAS-Verordnung ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Seit der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 ist ab dem 20.01.2027 sogar eine rein digitale DoC mit QR-Code möglich.
Praktische Empfehlung:
- DoC zusammen mit der technischen Dokumentation ablegen
- Dateinamen nach Schema:
DoC_Produktname_JJJJMMTT.pdf - Mindestens eine Sicherungskopie in revisionssicherer Cloud
- Zugriff für Behörden-Anfragen innerhalb von 24 Stunden sicherstellen
Häufig gestellte Fragen zur CE-Konformitätserklärung als PDF
Kann ich eine Konformitätserklärung selbst erstellen, ohne Ingenieur zu sein?
Ja, wenn du als Hersteller oder Importeur die alleinige Verantwortung trägst, darfst du die DoC selbst ausstellen. Du brauchst keinen Ingenieur-Titel, aber du musst sicherstellen, dass das Produkt tatsächlich alle Anforderungen erfüllt. Ohne abgeschlossene Konformitätsbewertung (Tests, Risikobeurteilung) darf keine DoC ausgestellt werden.
Muss die Konformitätserklärung dem Produkt beiliegen?
Das hängt von der Richtlinie ab. Bei Maschinen (Maschinenrichtlinie / Maschinenverordnung) und Funkanlagen (RED) muss die DoC dem Produkt oder der Begleitdokumentation beiliegen. Bei Niederspannungsrichtlinie und EMV reicht es, das Dokument auf Anfrage bereitzustellen. Im Zweifel: immer beilegen oder als Download-Link auf der Produktseite verfügbar machen.
Was kostet es, eine Konformitätserklärung zu erstellen?
Das Dokument selbst ist kostenlos zu erstellen. Was Kosten verursacht, ist die vorgelagerte Konformitätsbewertung: Produkttests, Risikobeurteilung und gegebenenfalls Prüfungen durch Benannte Stellen. Externe CE-Beratung kostet typischerweise zwischen 500 und 2.500 Euro.
Brauche ich für jedes Produkt eine eigene DoC?
Grundsätzlich ja. Ausnahme: Produktfamilien mit identischer Bauart und identischer Konformitätsbewertung dürfen unter einer gemeinsamen DoC zusammengefasst werden, wenn alle Varianten eindeutig identifiziert sind.
Was passiert, wenn die Konformitätserklärung fehlt oder fehlerhaft ist?
Marktüberwachungsbehörden können das Produkt aus dem Verkehr ziehen, Bußgelder verhängen und Strafanzeige erstatten. Mitbewerber können auf Unterlassung klagen. Seit GPSR 2023/988 sind die Sanktionen deutlich verschärft worden.
Gilt die Konformitätserklärung auch für Exporte nach Großbritannien?
Nein. Großbritannien hat seit dem Brexit ein eigenes Konformitätskennzeichen (UKCA) und verlangt eine separate Konformitätserklärung nach britischen Anforderungen. CE und DoC gelten in Großbritannien (außer in Nordirland) nicht mehr.