Eine Konformitätserklärung ist die Voraussetzung für jede CE-Kennzeichnung. Ohne sie darf kein Produkt auf den EU-Markt gebracht werden. Hier finden Sie kostenlose Vorlagen für Word und PDF, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ausfüllen sowie die Pflichtangaben nach GPSR 2023/988, die seit dem 13. Dezember 2024 gelten.
Kostenlose Konformitätserklärung Vorlagen (Word und PDF)
Kostenlose Vorlagen für EU-Konformitätserklärungen stehen in zwei Formaten bereit: als Word-Dokument (.docx) zum manuellen Ausfüllen und als PDF aus dem Online-Generator. Wählen Sie die Vorlage, die zur EU-Richtlinie Ihres Produkts passt. Wichtig: Eine Blanko-Vorlage ist noch keine gültige Konformitätserklärung. Sie brauchen die Ergebnisse Ihrer Konformitätsbewertung, bevor Sie die Felder korrekt ausfüllen können.
Allgemeine EU-Konformitätserklärung Vorlage (Word und PDF)
Die allgemeine EU-Konformitätserklärung richtet sich an Hersteller, die ein Produkt unter mehrere Richtlinien stellen oder noch keine richtlinienspezifische Vorlage haben. Sie enthält alle Pflichtfelder nach Beschluss 768/2008/EG (Neues Konzept der EU).
Über den CE-Generator von gpsrpro.com erhalten Sie die Konformitätserklärung direkt als druckfertiges PDF: Das Tool trägt Richtlinien, harmonisierte Normen und den EU-Verantwortlichen automatisch ein und erzeugt eine GPSR-konforme Erklärung.
CE-Konformitätserklärung Vorlage nach Richtlinie
Je nach Produktkategorie gilt eine andere EU-Richtlinie, und jede Richtlinie hat ihre eigene Pflichtstruktur für die Konformitätserklärung. Die Vorlage muss eindeutig auf die zutreffende Richtlinie abgestimmt sein:
| Richtlinie | Gilt für | Vorlage-Typ |
|---|---|---|
| Maschinenrichtlinie 2006/42/EG | Maschinen, sicherheitsrelevante Bauteile | EG-Konformitätserklärung nach Anhang II |
| Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU | Elektrische Betriebsmittel 50–1.000 V AC | EU-Konformitätserklärung |
| EMV-Richtlinie 2014/30/EU | Elektromagnetische Verträglichkeit | EU-Konformitätserklärung |
| Spielzeugrichtlinie 2009/48/EG | Spielzeug für Kinder bis 14 Jahre | EU-Konformitätserklärung |
Jede Word-Vorlage muss auf Ihr konkretes Produkt, Ihre Richtlinien und Ihre harmonisierten Normen angepasst werden.
Was muss eine Konformitätserklärung enthalten?
Alle EU-Richtlinien verlangen dieselben Mindestpflichtangaben. Eine Konformitätserklärung ist nur gültig, wenn diese sieben Felder vollständig ausgefüllt sind:
- Name und vollständige Anschrift des Herstellers (oder seines EU-Bevollmächtigten)
- Eindeutige Produktidentifikation: Handelsname, Modell, Typ, Seriennummer oder Chargenbezeichnung
- Angabe der EU-Richtlinien mit vollständigem Titel und Jahreszahl
- Angabe der harmonisierten Normen mit EN-Nummer und Ausgabejahr
- Angabe der Notifizierten Stelle mit Kennnummer, sofern eine Baumusterprüfung erforderlich war
- Datum und Ort der Ausstellung
- Name, Funktion und rechtsgültige Unterschrift der bevollmächtigten Person
Fehlt eines dieser sieben Felder, ist die Erklärung zwingend unvollständig und das Produkt darf nicht auf den EU-Markt gebracht werden. Für Produkte unter der GPSR 2023/988 kommen noch weitere Pflichtangaben hinzu.
EG, EU oder CE: Welche Konformitätserklärung brauche ich?
Die drei Begriffe werden oft durcheinandergebracht, bezeichnen aber klar unterschiedliche Dinge. Diese Tabelle zeigt, was für Ihr Produkt zutrifft:
| Begriff | Was es bedeutet | Wann zutreffend |
|---|---|---|
| EG-Konformitätserklärung | Erklärung nach EG-Richtlinien vor 2010 (z.B. MRL 98/37/EG) | Produkte unter älteren, nicht überarbeiteten Richtlinien |
| EU-Konformitätserklärung | Erklärung nach EU-Richtlinien ab 2010 (z.B. MRL 2006/42/EG, LVD 2014/35/EU) | Standard für alle Neuprodukte auf dem EU-Markt |
| CE-Kennzeichnung | Das Zeichen auf dem Produkt, nicht das Dokument selbst | Folge der Konformitätserklärung |
EG-Konformitätserklärung (ältere Richtlinien)
EG-Konformitätserklärungen beziehen sich auf Richtlinien, die vor dem Lissabon-Vertrag 2009 erlassen wurden. Die Maschinenrichtlinie 98/37/EG ist das bekannteste Beispiel. Für neue Produkte ist das allerdings kaum noch relevant, denn die nachfolgende Maschinenrichtlinie 2006/42/EG gilt seit 2009 und verlangt ausdrücklich eine EU-Konformitätserklärung.
EU-Konformitätserklärung (aktueller Standard)
Die EU-Konformitätserklärung ist der aktuelle Standard, und nahezu alle Produktrichtlinien ab 2010 verlangen dieses Format. Wenn Sie Produkte aus China oder einem anderen Drittland in die EU importieren, brauchen Sie in aller Regel eine EU-Konformitätserklärung nach den jeweils geltenden Richtlinien. Nicht die EG-Erklärung, sondern die EU-Erklärung ist hier der Normalfall.
Konformitätserklärung Schritt für Schritt ausfüllen
Eine Konformitätserklärung spiegelt das Ergebnis einer abgeschlossenen Konformitätsbewertung wider, nicht umgekehrt. Wer das Dokument zuerst ausfüllt und die Bewertung danach plant, macht einen grundlegenden Fehler. Die Bewertung kommt zuerst, das Dokument danach.
Schritt 1: Konformitätsbewertung abschließen
Prüfen Sie, welche EU-Richtlinien für Ihr Produkt gelten. Bestimmen Sie die anwendbaren harmonisierten Normen (EN-Nummern). Schließen Sie ein eventuell vorgeschriebenes Baumusterprüfungsverfahren bei einer Notifizierten Stelle vor der Dokumenterstellung ab.
Schritt 2: Technische Dokumentation erstellen
Die technische Dokumentation muss vor der Konformitätserklärung vollständig sein. Sie enthält Konstruktionszeichnungen, Risikobeurteilung, Prüfberichte und Normenübersicht.
Schritt 3: Vorlage vollständig ausfüllen
Tragen Sie alle sieben Pflichtfelder ein: Herstellerdaten, Produktidentifikation, anwendbare Richtlinien mit vollständigem Titel und Jahreszahl, harmonisierte Normen mit EN-Nummer und Ausgabejahr.
Schritt 4: Notifizierte Stelle eintragen (wenn zutreffend)
Falls ein Konformitätsbewertungsverfahren mit Notifizierter Stelle stattfand, nennen Sie Namen, Anschrift und Kennnummer aus der NANDO-Datenbank.
Schritt 5: Rechtsgültig unterschreiben
Die bevollmächtigte Person unterschreibt die Konformitätserklärung. Name, Funktion und Datum gehören ins Dokument.
Schritt 6: Aufbewahren und bereitstellen
Die Konformitätserklärung muss zusammen mit der technischen Dokumentation mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem letzten Inverkehrbringen des Produkts. Die Sprache richtet sich nach dem Absatzmarkt: Für Deutschland gilt Deutsch.
GPSR-Anforderungen an die Konformitätserklärung (ab 13. Dezember 2024)
Die EU-Produktsicherheitsverordnung 2023/988 (GPSR) gilt seit dem 13. Dezember 2024 für alle Verbraucherprodukte ohne eigene Richtlinie. Für Shopify-Händler, die Waren aus Drittländern importieren, bringt die GPSR vier neue Pflichten mit direkter Auswirkung auf die Produktdokumentation:
- EU-Verantwortlicher benennen (Pflicht): Sitzt der Hersteller außerhalb der EU, muss ein EU-Verantwortlicher mit EU-Sitz benannt werden. Name und Anschrift dieses Wirtschaftsakteurs müssen auf dem Produkt und in der Dokumentation erscheinen.
- Eindeutige Produktidentifikation sicherstellen: Seriennummer oder Chargenbezeichnung sind Pflicht. Ohne sie kann eine Rückverfolgung im Rückruffall nicht erfolgen.
- Unterlagen auf Anfrage bereitstellen: Hersteller und EU-Verantwortliche müssen technische Dokumentation und Konformitätserklärung den Marktüberwachungsbehörden auf Anfrage zugänglich machen.
- Als Händler Mitverantwortung tragen: Wer Produkte auf dem EU-Markt bereitstellt, trägt nach GPSR Mitverantwortung für die Produktsicherheit. Verkauf ohne gültige Unterlagen riskiert Marktverbot und Sanktionen.
Der CE-Generator von gpsrpro.com automatisiert diese Anforderungen für Shopify-Händler: Er trägt EU-Richtlinien, harmonisierte Normen und den EU-Verantwortlichen automatisch ein und erzeugt eine GPSR-konforme Konformitätserklärung als druckfertiges PDF.
Häufige Fehler bei der Konformitätserklärung
Diese fünf Fehler machen eine Konformitätserklärung ungültig, obwohl sich viele davon leicht vermeiden lassen:
- Fehlende Produktidentifikation: Seriennummer oder Chargenbezeichnung fehlen. Ohne eindeutige Identifikation lässt sich das Produkt der Erklärung nicht zuordnen.
- Veraltete oder fehlende Normen: Das Ausgabejahr der harmonisierten Norm fehlt, oder die Norm wurde durch eine neuere Version ersetzt. Immer EN-Nummer und Ausgabejahr eintragen.
- Unvollständige Richtlinienangabe: Nur der Kurzname der Richtlinie steht im Dokument, nicht der vollständige Titel mit Jahreszahl. Oder eine anwendbare Richtlinie fehlt ganz.
- Fehlende oder ungültige Unterschrift: Die Erklärung ist nicht rechtsgültig unterzeichnet, oder Name und Funktion der unterzeichnenden Person fehlen.
- Fehlender EU-Bevollmächtigter: Bei Produkten außereuropäischer Hersteller ist der Hinweis auf den EU-Bevollmächtigten nach GPSR und vielen Richtlinien Pflicht. Fehlt er, ist die Erklärung unvollständig.
Konsequenzen fehlerhafter Konformitätserklärungen: Die Marktüberwachungsbehörden können den Vertrieb untersagen, Rückrufe anordnen und nach GPSR Sanktionen verhängen.
Häufige Fragen zur Konformitätserklärung
Was ist der Unterschied zwischen EG- und EU-Konformitätserklärung?
EG-Konformitätserklärungen beziehen sich auf ältere Richtlinien aus der Zeit vor dem Lissabon-Vertrag 2009, etwa die Maschinenrichtlinie 98/37/EG. EU-Konformitätserklärungen beziehen sich auf neuere Richtlinien ab 2010, zum Beispiel die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG oder die Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU. Für neue Produkte ist heute durchgängig die EU-Konformitätserklärung der Standard.
Wer darf eine Konformitätserklärung ausstellen?
Ausschließlich der Hersteller oder sein EU-Bevollmächtigter darf eine Konformitätserklärung ausstellen. Händler und Importeure dürfen keine Erklärung im Namen des Herstellers erstellen, selbst wenn sie das Produkt regulär vertreiben. Sitzt der Hersteller außerhalb der EU, kann er einen EU-Bevollmächtigten benennen, der die Erklärung in seinem Namen ausstellt.
Wie lange muss eine Konformitätserklärung aufbewahrt werden?
Die meisten EU-Richtlinien verlangen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, gerechnet ab dem Datum des letzten Inverkehrbringens des Produkts. Die GPSR 2023/988 bestätigt diese Anforderung für Verbraucherprodukte, wenngleich bei bestimmten Produktkategorien abweichende Fristen gelten können.
Muss eine Konformitätserklärung auf Deutsch sein?
Für den deutschen Markt muss die Konformitätserklärung auf Deutsch vorliegen oder zumindest in der Amtssprache des Mitgliedstaats, in dem das Produkt in Verkehr gebracht wird. Viele Hersteller erstellen bilinguale Dokumente in Deutsch und Englisch, um mehrere EU-Märkte abzudecken.
Was passiert, wenn die Konformitätserklärung fehlt?
Fehlt eine vorgeschriebene Konformitätserklärung, darf das Produkt nicht auf den EU-Markt gebracht werden. Marktüberwachungsbehörden können den Vertrieb untersagen, Rückrufe anordnen und nach GPSR sowie nationalen Produktsicherheitsgesetzen Sanktionen verhängen.
Gilt die CE-Konformitätserklärung auch für die GPSR?
Die CE-Konformitätserklärung gilt für die jeweilige Produktrichtlinie (Maschinenrichtlinie, Niederspannungsrichtlinie usw.). Die GPSR 2023/988 hingegen ergänzt diese Anforderungen für Verbraucherprodukte ohne eigene Richtlinie. Ein Produkt mit CE-Konformitätserklärung muss zusätzlich die GPSR-Anforderungen erfüllen, wenn es als Verbraucherprodukt auf dem EU-Markt verkauft wird. Die Erklärungen ergänzen sich gegenseitig und ersetzen sich nicht.