Wer unter die GPSR fällt, muss fünf Arten von Unterlagen mindestens zehn Jahre lang vorhalten: die technische Dokumentation, die Konformitätserklärung, das Beschwerde- und Vorfallregister, das Mandat des EU-Verantwortlichen und die Rückverfolgbarkeitsdaten zu Lieferanten und Abnehmern. Die Frist beginnt nicht mit dem Kauf oder Verkauf, sondern mit dem Inverkehrbringen des Produkts, also dem ersten Angebot auf dem EU-Markt. Wer als Shopify-Händler aus China oder einem anderen Drittstaat einkauft, trägt dabei meist mehr Verantwortung, als ihm bewusst ist. Dieser Leitfaden zeigt, welches Dokument wohin gehört und wer es aufbewahren muss. Und wie du eine Kontrolle der Marktüberwachungsbehörde ohne Panik übersteht.
Welche GPSR-Dokumente überhaupt aufbewahrt werden müssen
Eine einzelne “Aufbewahrungspflicht” kennt die GPSR nicht. Es sind fünf getrennte Dokumentenarten mit jeweils eigener Rechtsgrundlage. Wer nur an die technische Dokumentation denkt, übersieht vier weitere Kategorien, die im Ernstfall genauso wichtig sind.
Die folgende Tabelle ordnet jedes Dokument seiner Rechtsgrundlage und Aufbewahrungsdauer zu.
| Dokument | Rechtsgrundlage | Aufbewahrungsdauer | Wer hält es vor |
|---|---|---|---|
| Technische Unterlagen (Produktbeschreibung, Risikoanalyse, Prüfnachweise) | Art. 9 Abs. 2 und 7 GPSR | 10 Jahre ab Inverkehrbringen | Hersteller (Original), Importeur (Kopie) |
| Konformitätserklärung (bei CE-Pflicht) | Teil der technischen Unterlagen, Art. 9 GPSR | 10 Jahre ab Inverkehrbringen | Hersteller, Kopie beim Importeur |
| Beschwerde- und Vorfallregister | Art. 9 GPSR | 10 Jahre, an die technische Dokumentation gekoppelt | Hersteller |
| Mandat des EU-Verantwortlichen (schriftliche Bevollmächtigung) | Art. 16 GPSR | Für die Dauer des Mandats, danach als Nachweis empfohlen | Hersteller und EU-Verantwortlicher gemeinsam |
| Rückverfolgbarkeitsdaten (Lieferanten- und Abnehmerkontakte) | Art. 12 und 13 GPSR | Kein eigener kürzerer GPSR-Zeitraum bekannt, in der Praxis an die technische Dokumentation gekoppelt | Importeur, Händler |
Zwei Punkte aus der Tabelle verdienen eine genauere Erklärung. Erstens: Die Konformitätserklärung ist kein eigenständiges Dokument mit eigener Frist, sondern Bestandteil der technischen Unterlagen. Wer sie separat archiviert, sollte trotzdem sicherstellen, dass sie über den vollen Zehnjahreszeitraum auffindbar bleibt. Eine ausführliche Anleitung zum Aufbau findest du im Artikel Konformitätserklärung erstellen.
Zweitens: Für die Rückverfolgbarkeitsdaten nennt die GPSR selbst keine eigene, kürzere Frist. Im Netz kursiert gelegentlich die Behauptung, dafür gelte eine sechsjährige Frist. Belegt ist das nicht. Das lässt sich in der Verordnung nicht bestätigen und stammt vermutlich aus einer Verwechslung mit dem Handelsrecht, dazu weiter unten mehr. In der Praxis empfiehlt es sich, diese Daten genauso lange vorzuhalten wie die technischen Unterlagen, weil eine Marktüberwachungsbehörde bei einem Rückruf beide Datensätze gemeinsam abfragt.
Wie lange gilt die GPSR-Aufbewahrungspflicht? Die 10-Jahres-Regel im Detail
Die GPSR-Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre ab dem Datum, an dem das Produkt erstmals auf dem EU-Markt angeboten wurde. Nach Art. 9 Abs. 7 GPSR müssen Hersteller ihre technischen Unterlagen für diesen Zeitraum bereithalten und der Marktüberwachungsbehörde auf Verlangen vorlegen. Importeure treffen dieselbe Pflicht für eine Kopie derselben Unterlagen.
Wichtig ist der Startpunkt: Nicht das Kaufdatum eines einzelnen Kunden zählt, sondern das erstmalige Inverkehrbringen der Produktvariante. Bringst du eine Lampe im März 2025 erstmals in den Verkauf, läuft die Frist bis März 2035, unabhängig davon, wann der letzte Käufer sie bestellt hat. Verkaufst du dieselbe Lampe in einer neuen Farbvariante im Jahr 2026 weiter, beginnt für diese Variante eine eigene, neue Zehnjahresfrist.
Die Frist gilt fortlaufend, nicht rückblickend abgeschlossen. Das bedeutet: Ändert sich das Produkt (neues Material, neue Verpackung, überarbeitete Sicherheitshinweise), muss auch die Risikoanalyse aktualisiert werden. Die überarbeitete Version tritt der laufenden Aufbewahrung bei, ohne die alte Version zu ersetzen. Eine Behörde kann im Zweifel jeden beliebigen Zeitpunkt innerhalb der zehn Jahre sehen wollen.
Papier oder digital spielt für die Gültigkeit keine Rolle. Die GPSR schreibt kein Format vor. Entscheidend ist allein, dass die Unterlagen im Ernstfall vollständig, aktuell und innerhalb angemessener Frist auffindbar sind. Ein Ordner, der seit drei Jahren niemand mehr geöffnet hat, erfüllt die Pflicht formal, hilft aber nicht, wenn eine Anfrage in wenigen Tagen beantwortet werden muss.
Auch das Bundesministerium für Umwelt, Klimaschutz, Naturschutz und nukleare Sicherheit bestätigt in seinen offiziellen FAQ zur Verordnung diesen Zehnjahreszeitraum ab Inverkehrbringen als verbindlichen Mindestrahmen für Hersteller und gleichgestellte Wirtschaftsakteure.
Wer muss was aufbewahren: Pflichten nach Rolle
Die GPSR verteilt Aufbewahrungspflichten nicht gleich über alle Wirtschaftsakteure. Wer als Shopify-Händler Markenware von einem EU-Lieferanten bezieht, trägt eine andere Last als jemand, der eine Eigenmarke aus China importiert.
| Rolle | Technische Unterlagen | Konformitätserklärung | Beschwerderegister | Rückverfolgbarkeitsdaten |
|---|---|---|---|---|
| Hersteller (EU-ansässig oder Eigenmarke aus Drittstaat) | Erstellen und 10 Jahre vorhalten | Erstellen und 10 Jahre vorhalten | Führen und 10 Jahre vorhalten | Lieferanten und Abnehmer dokumentieren |
| EU-Importeur (kauft von Drittstaat-Hersteller) | Kopie 10 Jahre vorhalten | Kopie 10 Jahre vorhalten | Prüfen, an Hersteller melden | Eigene Lieferanten und Abnehmer dokumentieren |
| Händler (verkauft nur weiter) | Keine eigene Erstellung, muss beschaffen können | Keine eigene Erstellung, muss beschaffen können | Beschwerden an Hersteller/Importeur weiterleiten | Eigene Lieferanten und Abnehmer dokumentieren |
| EU-Verantwortlicher (Art. 16) | Zugriff sicherstellen, Mandat aufbewahren | Zugriff sicherstellen | Kein eigenes Register, Meldewege kennen | Nicht zuständig |
Wer als Eigenmarken-Händler Ware in China fertigen lässt und unter eigenem Namen verkauft, gilt eindeutig als Hersteller, auch ohne eigene Produktion. Diese Rolle bringt die volle Erstellungs- und Aufbewahrungspflicht mit sich, nicht nur die leichtere Händlerpflicht. Ein Irrtum hier kostet später Zeit und Nerven. Die genaue Abgrenzung findest du in unseren Leitfäden zu GPSR für Hersteller, GPSR für Importeure und GPSR für Händler.
China-Import: Was du als Shopify-Händler mit Drittstaat-Lieferanten selbst vorhalten musst
Die meisten deutschen Shopify-Shops, die GPSR-Fragen recherchieren, kaufen nicht bei einem EU-Hersteller, sondern bei einer Fabrik in China, manchmal über eine Handelsplattform, manchmal direkt. Das ändert, wer welche Unterlagen besitzen muss. Genau darum geht’s in diesem Abschnitt.
Sobald du ein Produkt aus einem Drittstaat zum ersten Mal in die EU einführst, bist du Importeur nach Art. 13 GPSR. Verkaufst du es zusätzlich unter deiner eigenen Marke, bist du gleichzeitig Hersteller nach Art. 9 GPSR und trägst die volle Dokumentationspflicht selbst, auch wenn die Fabrik in China die eigentliche Fertigung übernimmt.
Konkret solltest du bei jedem chinesischen Lieferanten diese Unterlagen aktiv anfordern, bevor die erste Bestellung verschifft wird:
- Prüfberichte nach relevanten EN-Normen für die Produktkategorie
- Materialzertifikate und, wo einschlägig, REACH-Konformitätsnachweise
- Technische Zeichnungen oder Spezifikationsblätter, falls du das Produkt als Eigenmarke führst
- Kontaktdaten und Handelsregisterauszug der Fabrik, für die eigene Rückverfolgbarkeitsdokumentation
Diese Unterlagen ersetzen nicht deine eigene Risikoanalyse. Sie sind Belegmaterial, das die Analyse stützt. Die Fabrik liefert Prüfberichte, du musst trotzdem selbst bewerten, ob das Produkt für den europäischen Markt und seine Zielgruppe sicher ist, und das Ergebnis schriftlich festhalten. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung inklusive Rollenbestimmung findest du in der GPSR-Checkliste in 10 Schritten.
GPSR-Aufbewahrungspflicht vs. handels- und steuerrechtliche Fristen (HGB/AO)
Ein häufiger Denkfehler: Die GPSR-Aufbewahrungspflicht wird mit der allgemeinen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht nach HGB und Abgabenordnung verwechselt. Beide Regime laufen parallel, betreffen aber unterschiedliche Dokumente und haben unterschiedliche Fristen.
Nach § 257 HGB und § 147 AO gilt für Geschäftsbriefe eine Frist von sechs Jahren, für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege eine Frist von zehn Jahren, jeweils ab Ende des Kalenderjahres der Erstellung. Diese Fristen betreffen Rechnungen, Lieferscheine und Zahlungsbelege, also die kaufmännische Seite eines Einkaufs bei deinem chinesischen Lieferanten.
Die GPSR-Frist betrifft dagegen die produktsicherheitsbezogene Dokumentation: Risikoanalyse, technische Beschreibung und Konformitätserklärung. Nicht das Kalenderjahr zählt, sondern das tatsächliche Inverkehrbringen. Eine Rechnung von deinem Lieferanten kann deshalb gleichzeitig zwei Fristen unterliegen: sechs oder zehn Jahre nach Handelsrecht, plus die GPSR-Pflicht, sofern sie Teil deiner technischen Unterlagen ist, etwa als Nachweis für ein bestimmtes Materialzertifikat.
Praktisch bedeutet das: Lösche eine Rechnung definitiv nie nach der kürzeren Frist, nur weil du glaubst, die GPSR-Pflicht sei bereits erfüllt. Prüfe bei jedem Dokument, welche der beiden Fristen später endet. Und richte dich nach dieser.
Digital aufbewahren: Anforderungen an ein gerichtsfestes System
Die GPSR verlangt kein bestimmtes Speicherformat, aber sie verlangt Nachweisbarkeit über zehn Jahre. Ein einfacher Ordner auf einem Firmenrechner erfüllt diese Anforderung selten zuverlässig, weil sich Dateidaten manipulieren lassen und eine Behörde das Erstellungsdatum nicht glaubhaft nachvollziehen kann.
Für eine digitale Ablage, die im Zweifel vor Gericht Bestand hat, sollte dein System diese Punkte erfüllen:
- Jede Änderung, Ergänzung oder Freigabe hinterlässt automatisch einen Protokolleintrag mit Zeitstempel und Nutzer
- Gelöschte Dokumente werden als gelöscht markiert, nicht physisch entfernt
- Unterschiedliche Zugriffsrechte für Administratoren, Sachbearbeiter und reine Leserechte sind dokumentiert
- Ein strukturiertes Dokumentenpaket lässt sich für eine Behördenanfrage in wenigen Schritten exportieren
- Ältere Versionen bleiben abrufbar, auch nachdem eine neue Version freigegeben wurde
Diese Anforderungen im Detail, inklusive der rechtlichen Grundlage nach ZPO § 371b und den technischen Standards für einen belastbaren Zeitstempel, erklärt unser Leitfaden zum gerichtsfesten GPSR-Audit-Trail. Wer zusätzlich wissen will, wie sich Herstellerangaben und EU-Verantwortliche über die Jahre aktuell halten lassen, findet den passenden Prüfrhythmus im Artikel zur GPSR-Datenpflege.
Der offizielle Meldeweg, über den Marktüberwachungsbehörden und Wirtschaftsakteure Sicherheitsvorfälle austauschen, ist die Safety Business Gateway der EU-Kommission, wie der folgende Screenshot zeigt.
Was passiert, wenn die Unterlagen bei einer Kontrolle fehlen?
Kann ein Hersteller oder Importeur die geforderten Unterlagen bei einer Marktüberwachungskontrolle nicht vorlegen, wertet die Behörde das in der Regel als eigenständigen Verstoß, unabhängig davon, ob das Produkt selbst sicher ist. Die Folge ist meist eine Aufforderung zur Nachreichung binnen einer kurzen Frist, oft wenige Werktage. Wird diese Frist verpasst, drohen ein Verkaufsstopp für das betroffene Produkt und ein Bußgeld, das in Deutschland je nach Bundesland und Schwere des Verstoßes deutlich vierstellig ausfallen kann.
Fehlende Unterlagen wiegen bei einer Kontrolle oft schwerer als kleinere inhaltliche Mängel, weil sie den Verdacht nahelegen, dass gar keine Risikoanalyse stattgefunden hat. Ein vollständiges, aber leicht veraltetes Dokument lässt sich nachbessern. Ein fehlendes Dokument dagegen nicht, jedenfalls nicht rückwirkend, ohne das Erstellungsdatum zu fälschen. Das verschlimmert den Verstoß eher, als ihn zu heilen. Die konkreten Bußgeldrahmen und typische Verstoßszenarien je nach Fallkonstellation findest du im Artikel zu GPSR-Bußgeldern.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange müssen GPSR-Unterlagen aufbewahrt werden?
Technische Unterlagen, Konformitätserklärung und Beschwerderegister müssen mindestens zehn Jahre ab dem Inverkehrbringen des Produkts aufbewahrt werden. Diese Frist läuft für jede Produktvariante einzeln und beginnt nicht mit dem letzten Verkauf, sondern mit dem ersten Angebot auf dem EU-Markt.
Muss ich die Unterlagen digital oder auf Papier aufbewahren?
Die GPSR schreibt kein Format vor, entscheidend ist allein die Auffindbarkeit und Vollständigkeit über den gesamten Zeitraum. Ein digitales System mit automatischem Änderungsprotokoll ist in der Praxis deutlich sicherer als ein Papierordner, weil es das Erstellungsdatum eines Dokuments glaubhaft nachweist.
Muss ich die Unterlagen behalten, wenn ich mein Shop-Geschäft aufgebe?
Ja, die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Geschäftsaufgabe, sondern läuft weiter bis zum Ende der Zehnjahresfrist ab dem Inverkehrbringen. Die Frist kennt keine Ausnahme für Betriebsschließungen. Wer ein Unternehmen verkauft oder liquidiert, sollte die technischen Unterlagen vertraglich an den Nachfolger übergeben oder in einem separaten Archiv sichern.
Muss ich als Händler, der nicht Hersteller ist, auch Unterlagen aufbewahren?
Ein reiner Händler erstellt keine eigenen technischen Unterlagen, muss aber die Rückverfolgbarkeit sicherstellen und wissen, wer sein Lieferant und wer sein Abnehmer für ein bestimmtes Produkt war. Verkaufst du dagegen unter deiner eigenen Marke, giltst du rechtlich als Hersteller mit der vollen Dokumentationspflicht.
Reicht ein Ordner in der Cloud, etwa Dropbox oder Google Drive, als GPSR-Aufbewahrung?
Formal ja, weil die GPSR kein bestimmtes System vorschreibt. In der Praxis fehlt’s einem einfachen Cloud-Ordner aber an automatischer Versionierung und Änderungsprotokoll, mit denen sich das ursprüngliche Erstellungsdatum eines Dokuments gegenüber einer Behörde beweisen lässt. Für Produkte mit höherem Risiko oder bei wiederholten Produktänderungen lohnt sich ein System mit echtem Audit-Trail.